Сколько и как хранить документы об общем собрании акционеров в АО и участников в ООО?

Читайте статью «Документируем результаты годового общего собрания акционеров» Читайте статью «Очередное общее собрание участников ООО».

Общее собрание акционеров АО и общее собрание участников ООО являются высшими органами управления в организациях соответствующей организационно-правовой формы. Независимо от срока созыва (очередное годовое или внеочередное) общее собрание акционеров (или участников общества, учредителей в ООО) принимает решения по самым важным вопросам деятельности общества, включая вопросы создания и ликвидации. Статус высшего органа и значимость принимаемых им решений определяют ценность таких протоколов в АО и ООО, которая выражается в постоянном сроке их хранения.

Статьи, закрепляющие нормативные сроки хранения протоколов и документов к ним, т.е. документов, возникших в процессе подготовки к проведению общего собрания, содержатся в разделе 1 «Организация системы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (статьи 18 и), 89, 148–152, 161–165 и др.). Причем ст. 18 и) при закреплении постоянного срока хранения протоколов не делает различий между общими собраниями акционеров и пайщиков / участников общества.

Рекомендуем также обратить внимание на постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ; в настоящее время – ФСФР в структуре подведомственных органов Банка России, который получил функции мегарегулятора финансового рынка) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее – Положение ФКЦБ). Данный документ продолжает действовать, несмотря на то, что в нем даются прямые ссылки на нормативные сроки хранения, установленные предыдущим перечнем типовых управленческих документов со сроками хранения 2000 года. Нормативный и в основном постоянный срок хранения самых значимых документов акционерных обществ остается в настоящее время неизменным.

Состав документов, связанных с проведением общего собрания акционеров, частично упоминается в ст. 89 Федерального закона от 07.08.2001 № 120-ФЗ «Об акционерных обществах». Так, акционерное общество по месту нахождения его исполнительного органа должно хранить:

  • годовые отчеты и документы бухгалтерской отчетности, рассмотрение и утверждение которых является основными вопросами повестки дня общего собрания акционеров;
  • отчет / заключение ревизионной комиссии, внешнего аудитора;
  • собственно протокол общего собрания;
  • списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
  • списки лиц, имеющих право на получение дивидендов;
  • бюллетени голосования;
  • доверенности (их копии) на участие в общем собрании акционеров (в открытых АО ведутся и журналы регистрации доверенностей).

Уже утвержденные внутренние нормативные документы общества и их проекты также относятся к документам общего собрания.

Положение ФКЦБ предусматривает, что организация хранения документов общества (сформированных в дела в соответствии с номенклатурой дел) обеспечивается единоличным исполнительным органом. На практике решение конкретных задач организации хранения, как и ведение специального «корпоративного делопроизводства», делегируются корпоративному секретарю.

Правила хранения документов общего собрания конкретизируются лишь по отношению к бюллетеням. Так, п. 3.7 Положения ФКЦБ устанавливает, что «бюллетени для голосования, включая… признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт».

В связи с подготовкой и проведением общего собрания целесообразно формировать совокупность взаимосвязанных документов, т.е. функциональный документный комплекс. Он начинается с копии решения Совета директоров о дате и времени проведения общего собрания, утвержденной повестки дня (копия или оригинал), информации о существенном событии (копия утвержденного Советом директоров документа, предназначенного для публикации в СМИ) и т.п. Такой комплекс документов может состоять из нескольких томов, сформированных по принципу досье. Т.е. все документы о подготовке и проведении общего собрания акционеров, которые могут служить доказательством, формируются вместе, а общий срок хранения досье устанавливается по наибольшему («старшему») сроку хранения наиболее значимых документов, например, протокола собрания и протоколов счетной комиссии – постоянно.

Протокол общего собрания и документы к нему, сформированные по принципу досье, могут состоять из нескольких томов, иметь общий заголовок дела-досье и конкретные подзаголовки каждого тома.

Пример 1

Разбивка дела-досье по общему собранию акционеров на тома

СвернутьПоказать

На всех томах дела оформляется общий заголовок «Годовое общее собрание акционеров за 2013 год», а на каждом томе – индивидуальный подзаголовок:

  • Том 1. Документы о подготовке общего собрания (утвержденная повестка дня, выписка из реестра, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании и др.);
  • Том 2. Протокол общего собрания акционеров за 2013 год и документы к нему (годовой отчет, заключение аудитора, отчет службы внутреннего контроля и др.);
  • Том 3. Протоколы счетной комиссии и бюллетени для голосования.

К каждому тому дела-досье должна быть сразу оформлена внутренняя опись документов дела.

Несмотря на п. 3.7 Положения ФКЦБ, на практике также встречается способ хранения бюллетеней для голосования по каждому пункту повестки дня отдельно – в прошитых вместе с бюллетенями, заверенных председателем и секретарем счетной комиссии и опечатанных конвертах, которые вкладываются в пустой конверт, вшиваемый в дело / том с протоколами счетной комиссии и зафиксированный во внутренней описи документов дела.

Обращаем внимание, что АО или ООО должны иметь Положение об общем собрании и Регламент проведения общего собрания, а также положение / регламент выдачи документов общества для предъявления акционерам / участникам общества, что является одним из показателей качества управления. Все вопросы документирования работы собрания, ответственность за оформление, хранение и обеспечение сохранности документов по проведению общих собраний должны быть конкретно отражены в данных локальных нормативных актах.

Полистать демо-версию печатного журнала

Сколько хранить документы СНТ?

Сколько хранить документы СНТ?

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у СНТ копится много документов. Если власть в СНТ меняется, что называется «с боем», то вопроса сколько хранить документы не возникает. Они просто не передаются т председателя председателю и правление, отвоевавшее себе власть, начинает восстанавливать что возможно. А вот если в Вашем СНТ мир и покой, документов должно накопиться много. В данной статье разберем, как долго их нужно хранить?

Сроки хранения документов установлены Законом о бухгалтерском учете, НК РФ, специальным законом (ФЗ № 217-ФЗ) и другими нормативными актами.

Протоколы общих собраний членовхранятся 49 лет. Даже если в Вашем товариществе раньше их не хранили, теперь придется, так как это требование ФЗ № 217-ФЗ. Наказания за неисполнение данной нормы закона не предусмотрено. Но, без протоколов общих собраний будут в дальнейшем сложности с взысканием задолженности по взносам членов и платежам индивидуальных садоводов, а также проблемы с ведением реестра. Нет протокола о принятии в члены — нет основания для внесения в реестр членов. Более того, хранить желательно не только протоколы, но и приложения к ним: листы регистрации, сметы, ФЭО, отчеты и т.п.

Техническая документация, в т.ч. на объекты инфраструктуры, документы о выделении земли, генпланы, документы по учёту основных средств и прочие, имеющие непосредственное отношение к имуществу общего пользованияхраним столько, сколько существует СНТ. Причем продиктовано это не столько нормами законодательства, сколько судебной практикой. Никогда не знаешь, когда в очередной раз придется доказывать, что твое — это твое.

Первичные учетные документы храним не менее пяти лет: кассовые книги, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты, переписку, документы о получении зарплаты и выплате пособий.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие — проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет хранятся документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

Срок хранения документов учетной политики отсчитывают от года, в котором они в последний раз использовались при составлении бухгалтерской отчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те технические средства, которые помогают воспроизвести электронные документы и проверить электронную подпись.

Регистры бухучетахранятся не менее пяти лет после отчетного года.

Годовая бухгалтерская отчетностьхранится постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год.

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Но если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то такие документы хранят до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов. В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам. Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Что касается всемогущего общего собрания, то повлиять на сроки хранения документов СНТ, оно некомпетентно. Был в нашей практике случай, когда общим собранием членов было принято решение сжигать протоколы общих собраний по прошествии полугода с даты проведения собрания. Для взыскания долгов по взносам в судебном порядке, пришлось восстанавливать протоколы за последние три года. В данном случае все протоколы сохранились электронном виде и участники собраний (секретарь и председательствующий) согласились поставить свои подписи под дубликатами. Если бы решение оспаривалось в судебном порядке, едва ли садоводы пожелали бы расписываться в листах регистрации давно прошедшего собрания, а наличие кворума нужно было бы подтверждать…

Для записи на личный прием по всем бухгалтерским вопросам, касающимся деятельности СНТ, ДНП, ТСН.
позвоните по номеру +7 (499) 380-78-78 или оставьте заявку в форме ниже.

Рубрики: Статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *