Содержание

Как работодателю подготовиться к сезон отпусков и спланировать отпуска сотрудников когда все хотят в отпуск

Сезон отпусков в самом разгаре, а значит, ваши сотрудники очень скоро начнут писать заявления на отпуск и разъедутся кто куда. В сегодняшней статье расскажем, как подготовиться к сезону отпусков, не попасть в ситуацию, когда некому работать и научим планировать бюджет. Начинаем!

Немного законодательства

Право на отдых регламентируется конституцией РФ, трудовым кодексом и другими нормативно-правовыми актами и законами. Минимальная продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска — 28 календарных дней. Больше — пожалуйста, меньше — нельзя. Дополнительные дни к отпуску полагаются отдельными категориям работников, занятых во вредных условиях труда. К интернет-магазину это не относится, поэтому касаться темы не будем.

Отпуск можно делить на несколько частей — это законно. Но есть одно условие: продолжительность одной части не может быть меньше 14 дней. То есть, половину положенного времени сотрудник должен отгулять подряд, а все остальное — на его усмотрение. Хоть по одному дню в течение последующего года может брать — законом это тоже не запрещено.

Право на очередной оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника через 6 месяцев после трудоустройства. Но по прошествии полугода он заработает только 14 дней, а не 28. Полный отпуск можно будет брать только через 11 месяцев. Если во время отпуска сотрудник оформлял больничный лист, то время отдыха продляется на количество дней, которые он проболел. То же самое касается и праздничных нерабочих дней. Если они попали на отпуск — он также увеличивается.

Отпуска нужно правильно оформлять. Во-первых, сотрудник обязан написать соответствующее заявление. Его должен подписать непосредственный руководитель и сам работник. Это делается не позднее, чем за 2 недели до предполагаемой даты ухода в отпуск. На основании заявления издается приказ по организации. Сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись. Приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это, например, заместители директора.

Пример заявления на отпуск

После этого бухгалтерия должна рассчитать сумму оплаты отпуска — так называемые отпускные. Сотрудник должен получить их не позднее, чем за три дня до того, как пойдет в отпуск. Отпускные считаются как среднее арифметическое заработных плат за последние 12 месяцев работы. После этого полученное число нужно разделить на 29,3 — так мы получим дневной заработок. (29,3 — среднее количество календарных дней в году)

Если сотрудник увольняется до того, как использовал отпуск, ему необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается по той же формуле. И последнее: отпуск — это не только право, но и обязанность. Нельзя не предоставлять его более 2 лет подряд.

Как правильно подготовиться к сезону отпусков

Составляйте график отпусков

Планирование — это основа основ, а с отпусками тем более. График позволяет распределить рабочие силы и спланировать бюджет. Здесь можно пойти двумя путями: составить график самостоятельно, без учета пожеланий работников, или учесть их предпочтения. На практике обычно делается так: у сотрудников спрашивают их пожелания и составляют предварительный график, а затем корректируют его так, чтобы устраивал все стороны. Но тут нужно проявить дипломатичность вкупе со строгостью: понятно, что все хотят гулять летом.

Опытные руководители вообще следуют принципу: если у меня в компании 12 человек, значит, в отпуске должен находиться 1 человек в месяц, вне зависимости от времени года. Но если можете позволить себе обойтись без нескольких сотрудников, нет смысла лишать их именно летнего отдыха. Очень часто делается так: если работник, в прошлом году, брал отпуск в летние месяцы, значит в этом отдыхает осенью или зимой и наоборот. Но учтите: есть категории работников, которым положен отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от графика или стажа работы в вашем интернет-магазине. Это родители детей-инвалидов, пострадавшие на Чернобыльской АЭС, почетные доноры, ветераны ВОВ и другие. Такие — вне графика. Если у вас есть сотрудники, работающие по совместительству, то закон требует от вас отпустить их в отпуск в то же время, когда они берут его на основной работе. У таких сотрудников тоже свой график, это нужно учитывать.

Образец графика отпусков

Утвержденный график отпусков нужно распечатать и дать сотрудникам на подпись. А еще лучше — развесить в отделах, чтобы сотрудники были в курсе. График составляется в конце каждого года на следующий. Лучше не тянуть до декабря, а решить этот вопрос уже в октябре-ноябре.

Планируйте бюджет

Как мы уже говорили, человеку, идущему в отпуск, положена средняя зарплата. А теперь представьте: у вас уходит несколько человек скопом, и всем им нужно разово выплатить отпускные. Суммы могут получиться внушительными, особенно, если вы платите полностью официальную и белую заработную плату. Одно дело, если бизнес работает сильно в плюс и на ваших счетах всегда есть резервы на этот случай. А вот когда финансы на пределе, это может стать проблемой. А если учесть то, что сотрудник в это время не приносит никакой прибыли, а деньги ему платить нужно, то это проблема вдвойне.

Чтобы не попасть впросак, нужно закладывать эти деньги в годовой бюджет — в фонд заработной платы. Попросите бухгалтерию сделать такой расчет — так вы не попадете в ситуацию, когда человек идет в отпуск, а платить ему нечем. Это особенно важно, когда помимо законных отпускных, вы платите еще и различные пособия. Закон не обязывает этого делать, но многие руководители идут сотрудникам навстречу и подкидывают им дополнительные бонусы к отпуску.

Структура фонда заработной платы

Не отпускайте взаимозаменяемых сотрудников одновременно

Вообще это нужно предусмотреть еще на этапе составления графика. Речь здесь вот о чем: например, у вас есть руководитель отдела продаж и старший менеджер. Они не должны уходить в отпуск в одно и то же время — так у вас провиснет целое направление. Придется брать эту работу на себя, или кому-то ее делегировать. Лучше этого избежать: сделать так, чтобы такие сотрудники гуляли в разное время.

Еще один момент: если один сотрудник заменяет другого на время его отсутствия, ему нужно организовать доплату. Это касается всех должностей, за исключением штатных заместителей. То есть, когда старший менеджер выполняет функции начальника отдела продаж, нужно ему доплатить. Размер доплаты законом не установлен — он определяется по соглашению сторон, как они договорятся. Обычно это разница в окладах: старший менеджер, заменяющий своего руководителя, должен получать зарплату начальника отдела. Но необязательно.

Просите сотрудников делить отпуска

Одно дело, когда человек отсутствует на рабочем месте целый месяц и совсем другое, если это всего лишь 2 недели. Поэтому целесообразно будет просить сотрудников делить отпуска и брать 2 недели, допустим, осенью и 2 недели летом. Да и с оплатой проще — нужно выплачивать отпускные не в полном размере, а частично.

В этом случае в графике каждый сотрудник будет встречаться 2 раза. Но здесь возможны накладки: вряд ли кто-то захочет брать обе половины отпуска в зимние месяцы.

Сдавайте и принимайте дела

Сотрудник уходит в отпуск? В последний день, пока он на работе, пройдитесь по его актуальным задачам, стоящим на повестке. Особенно это касается ключевых работников, на которых завязано множество вопросов. Пусть расскажут, какие вопросы в приоритете, что нужно разрулить и решить в первую очередь. Плохо, если какой-то вопрос повиснет на 2 недели или месяц.

Если задачи не срочные и могут дождаться человека, который предметно ими занимался, есть смысл подождать. А вот неотложные вопросы лучше перепоручить другому исполнителю. Назначьте ответственного работника — пусть тот, кто идет в отпуск введет его в курс дела. Эта простая хитрость позволит избежать многих неудобств.

Основные правила делегирования

Грамотно делегируйте полномочия

Продолжение предыдущего пункта. Работу отсутствующего сотрудника нужно равномерно распределить между остальными работниками. Если это простые менеджеры по продажам — будет проще: работа однотипная и шаблонная, можно без труда перепоручить ее кому угодно. С нестандартными задачами сложнее: часто выполнить их сможет только тот, кто с головой погружен в вопрос. Но и тут есть выход — выше мы писали об этом. Есть еще вариант — требовать от сотрудников перед отпуском закрывать важные задачи и не оставлять их на потом.

Буквально — доделай и иди в отпуск. Очень часто за пару дней до долгожданного отдыха, когда сотрудник уже “одной ногой там”, все начинают немного лениться — такого допускать нельзя. Напротив, перед отпуском сотрудник должен совершить рывок и закрыть текущие задачи.

Если уж совсем не получается, то, как минимум, вы должны знать о таких вещах и быть к ним готовым. Предупредите партнеров и контрагентов, что берете тайм-аут на пару недель, пока не вернется отсутствующий сотрудник. “У нас человек в отпуске” — не является уважительной причиной простоя. Бизнес должен быть построен так, чтобы все функционировало и без одного-двух человек. Если у вас есть незаменимые сотрудники — это плохо.

Просите сотрудников перенести отпуск на другое время

Крайняя мера, прибегать к которой следует только при острой необходимости, когда по-другому никак. Здесь главное все правильно и законно оформить. Учтите: сотрудник не обязан переносить отпуск — это его право. Поэтому перед тем, как вносить изменения в график, закон требует получить письменное согласие сотрудника. Оформляется от руки в свободной форме. Выглядит примерно так:

“Я (фамилия, имя и отчество сотрудника), согласен на перенос очередного оплачиваемого отпуска с июля 2019 года на другое время”. Дата, подпись.

Согласие пишется на имя руководителя организации. Но помните: после этого вы обязаны предоставить человеку отпуск уже в любое удобное для него время.

Пример заявления о переносе отпуска

После получения согласия можно оформлять приказ по организации — с ним работника тоже знакомят под роспись.

А еще сотрудника можно вызвать из отпуска

Но тоже только с его письменного согласия. Без него можно отзывать только для ликвидации последствий аварий, когда есть угроза жизни населению. К интернет-магазинам такое не относится, поэтому согласие придется получить. Кроме этого, требуется весомая причина отзыва: производственная необходимость, болезнь другого сотрудника и тому подобное. Отзыв из отпуска регламентируется статьей 125 ТК РФ.

Помните: сотрудник имеет право отказаться выходить — закон это позволяет. В целом вызов оформляется так же, как и перенос: получаете согласие и оформляете приказ, в котором сотрудник должен расписаться. Лучше, если появится служебная записка непосредственного руководителя. В документе он должен изложить причины ситуации и обосновать необходимость вызова сотрудника.

После этого человек имеет право отгулять отработанные дни в любое удобное время, или приплюсовать их к следующему отпуску.

Отзывать из отпуска можно не всех. Запрещается прерывать отдых у беременных женщин, лиц, не достигших 18-летия, а также работников вредных условий труда.

Резюмируем: всегда проще и удобнее составить адекватный график отпусков, спланировать работы и распределить обязанности среди сотрудников, чем потом переносить отпуска и вызывать работников. Планируйте время отдыха, закрывайте задачи до отпуска и тогда проблем не будет. Удачи!

В большом рабочем коллективе невозможен одновременный уход всех работников в отпуск в летний период.

По этой причине у любого сотрудника появляется резонный вопрос – кому положен отпуск летом в первую очередь?

Законодательное регулирование

В основном предоставление отпуска вне очереди регулирует Трудовой Кодекс РФ, однако ниже мы рассмотрим и другие федеральные и региональные нормативные акты, которые могут повлиять на очередность предоставления летнего отпуска.

Летними месяцами для отпусков обычно считаются: июнь, июль и август. В некоторых компаниях для летних отпусков выбирается и сентябрь, однако так делается не везде. Таким образом, определение летних месяцев носит индивидуальный характер и может варьироваться в зависимости от организации.

Посмотрите видео о праве работника на основной и дополнительный отпуск:

Перечень работников

Рассмотрим ниже список категорий граждан, кто имеет право на отпуск летом в первую очередь:

  • Усыновившие одного или нескольких детей не старше трех месяцев (ст. 122 ТК);
  • Мужчины в случае, если их супруги находятся в декретном отпуске (ст. 123 ТК);
  • Женщины перед декретным отпуском или после него (ст. 122, 260 ТК РФ);
  • Работники, не достигшие совершеннолетия (ст. 122, 267 ТК);
  • Супруги военнослужащих, если их отпуск совпадает по датам с отпуском военнослужащих (ст. 11 закона No 76-ФЗ);
  • Граждане, получившие инвалидность во время войны (ст. 14 закона No 5-ФЗ);
  • Герои СССР, Герои России (ст. 8 закона No 4301-1);
  • Родители трех и более детей (Президентский Указ № 431 о льготах многодетным семьям);
  • Граждане, работающие по совместительству. Обычно получают отпуск тогда же когда и на основной работе (ст. 286 ТК);
  • Почетные доноры России (ст. 11 закона No 5142-1);
  • Также летний отпуск вне очереди могут получить: участники ВОВ, лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на различных военных объектах (ст. 16-19 закона No5-ФЗ).

Если гражданин работает в организации только первый год, то в отпуск можно уйти уже через шесть месяцев с момента трудоустройства или же раньше, если работодатель не против.

Виды лиц, которые могут отправиться в отпуск летом по окончанию указанного периода в первый год: беременные, несовершеннолетние, лица, усыновившие 1-3-месячных детей.

Право на преимущественный отпуск подтверждается различными документами в зависимости от ситуации. К примеру, инвалиду понадобится предоставить справку об инвалидности, многодетному родителю – копии свидетельств о рождении детей, а несовершеннолетнему достаточно лишь показать паспорт.

Что делать, если не дают?

В некоторых компаниях работодатель может проигнорировать законодательные акты и не дать отпуск в летний период. Либо же предложить отпуск в сентябре, объясняя это тем, что сентябрь тоже может считаться летним месяцем, когда дело касается отпусков.

В каждой организации составляется график отпусков работников. Сотрудники же, должны подписать график, соглашаясь с выбранными работодателем числами отпуска. В таком случае, если подпись поставлена, будет трудно добиться пересмотра дат отпуска, особенно, если нет общего взаимопонимания с работодателем.

можно подробнее узнать об утверждении графика отпусков.

Единственное, что остается – обратиться по данному делу в инспекцию по труду, или пригрозить таким обращением для того, чтобы работодатель поменял даты (если работник относится к льготной категории). Угроза обращения в трудовую инспекцию, скорее всего, испортит отношения с работодателем, поэтому оставьте это на крайний случай.

Наилучшим решением будет поиск компромиссов и налаживание общения с работодателем.

Дополнительный летний отдых

Помимо основного ежегодного отпуска некоторым категориям работников положен еще и дополнительный отпуск летом.

Такой отпуск может быть двух видов:

  1. Регламентируемый законодательством РФ;
  2. Не регламентируемый, но предоставленный самим работодателем.

Поскольку второй вид слишком индивидуален и не подчинен никаким законам, рассмотрим категории граждан, которые могут получить регламентируемый законом отпуск:

  • Сотрудники, чья работа связана с вредными или опасными условиями труда.
  • Работники с ненормированным графиком.
  • Сотрудники, имеющие специфический характер работы.
  • Работающие на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях.
  • Все граждане, имеющие права на дополнительные льготы в рабочей сфере (к примеру, ветераны ВОВ, инвалиды и др.).
  • Граждане, работающие по совместительству.

Таким образом, получить отпуск летом могут лишь льготные категории сотрудников. Остальным остается надеяться на понимание руководства.

Кто имеет первоочередное право на отпуск в летний период

Основания для предоставления приоритетного права на летний отпуск

Кто имеет право на отпуск летом на основании ТК РФ

У кого больше прав на отпуск летом: родителей двух детей, ребенка до 3, 7, 14 или 18 лет

Первоочередное право на отпуск для других категорий работников

Реализация первоочередного права на летний отпуск

Основания для предоставления приоритетного права на летний отпуск

Конституция РФ в ст. 37 определила одно из основополагающих прав человека — право на отдых. В качестве одной из гарантий его реализации указано право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В главе 19 ТК РФ подробно описываются порядок, длительность и основания предоставления такого отпуска. Очередность предоставления отпусков определяется ст. 122 ТК, которая также предполагает особое право некоторых работников на него и до наработки стандартного 6-месячного стажа в организации. Таковыми, например, признаются беременные женщины и несовершеннолетние сотрудники, которым дано право на выбор наиболее удобного времени для отпуска, включая и летние месяцы.

Кроме того, определяя, кто имеет право брать отпуск летом, нелишне будет обратиться к региональным нормативным актам о защите отдельных категорий граждан и федеральным законам.

Кто имеет право на отпуск летом на основании ТК РФ

Ст. 122 и 260 ТК РФ определили, что предоставление отпуска беременным женщинам не зависит от того, сколько времени они отработали у конкретного работодателя, — а это означает, что он может быть присоединен к отпуску по беременности и родам без учета времени года и графика очередности отпусков, в том числе и летом. Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ по возможности могут получить летом отпуск и мужчины, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам. В этом случае длительность работы у конкретного работодателя также значения не имеет.

Образец заполнения

графика отпусков

Согласно ст. 286 ТК РФ, имеют такое право и совместители: если на основной работе отпуск выпал на лето, то и по совместительству можно взять его в тот же период. Если к моменту отпуска по основной работе стаж по совместительству составляет менее 6 месяцев, то отпуск дается авансом. Если при этом отпуск по основной работе продлится дольше, чем по совместительству, разница в днях выделяется в порядке предоставления отпуска без сохранения оплаты.

В качестве поддержки программ усыновления детей, оставленных без попечения родителей, сохранения тайны усыновления и их адаптации в новых семьях в ТК РФ была включена ст. 257, предусматривающая предусматривает отпуск для усыновителей. Он может составлять до 70 дней, отсчитываемых от момента усыновления до достижения ребенком 70-дневного возраста (если усыновлено 2 и более детей, этот срок возрастает до 110 дней). Таким образом, отдохнуть в летние месяцы получится у тех работников, кто усыновил ребенка, которому еще не исполнилось 3 месяца.

Примечание: эта норма распространяется исключительно на усыновление как форму устройства детей в семьи, при этом отпуск полагается только одному из супругов-усыновителей.

Ст. 276 ТК РФ дает право выбрать удобное для отпуска время несовершеннолетним сотрудникам.

У кого больше прав на отпуск летом: родителей двух детей, ребенка до 3, 7, 14 или 18 лет

ТК РФ не имеет отдельной нормы, которая обязывала бы работодателя предоставлять родителям детей младше 18 лет отпуск в желаемое время на основании только самого факта родительства, однако ст. 423 ТК РФ предусматривает возможность применения других правовых актов, в том числе постановлений и распоряжений Совмина СССР. Речь в нашем случае идет об отпуске матерей детей младше 12 лет.

Постановление ЦК КПСС и Совмина СССР «О мерах…» от 22.01.1981 № 235 было принято более 30 лет назад, и действовало вплоть до 2017 года. Однако в 2017 году было принято Постановление Правительства РФ «О признании утратившими силу…» от 02.03.2017 № 243, которым указанное выше постановление ЦК КПСС и Совмина СССР утратили силу. Сегодня женщины с несовершеннолетними детьми, вне зависимости от их количества и их возраста, не имеют права получить внеочередной отпуск летом.

Подпишитесь на рассылку

Соответственно ни у родителей двух детей, ни у родителей детей до 3, 7, 14 или 18 лет сегодня нет никаких преимуществ перед бездетными сотрудниками в части предоставления им отпуска вне очереди — летом или в иное время года.

Первоочередное право на отпуск для других категорий работников

Существует ряд федеральных и региональных нормативных актов, предоставляющих преференции в части отпусков отдельным категориям граждан. Так, на основании закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ приоритетное право определения подходящего времени для отпуска инвалидам, участникам и ветеранам Великой Отечественной войны или боев на территории других государств.

Согласно ч. 4 ст. 14. закона «О социальной защите…» от 15.06.1991 № 1244-1 и ст. 2 закона «О социальных гарантиях…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ приоритетное право имеют инвалиды-«чернобыльцы» и лица, получившие лучевую болезнь или иные заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС или при участии в ее ликвидации, а также подвергшиеся радиоактивному воздействию в результате испытаний на Семипалатинском полигоне.

Кроме того, возможность выбрать подходящее время отпуска имеют лица, удостоенные определенных званий и государственных наград, а именно:

  • Герои Соцтруда и работники, награжденные орденами Трудовой Славы всех степеней (ч. 2 ст. 6 закона «О предоставлении…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
  • Герои СССР и РФ, а также обладатели орденов Славы всех степеней (ст. 8 закона «О статусе Героев…» от 15.01.1993 № 4301-I);
  • Почетные доноры России (ст. 23 закона «О донорстве крови…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Региональное законодательство может давать право на первоочередное предоставление летнего отпуска ветеранам труда. Ранее эта льгота предоставлялась на всей территории страны, но теперь этот вопрос передан в ведение региональных властей, поэтому далеко не везде она сохранена. Так, в Московской области она действует, а в Сахалинской — нет, потому для уточнения вопроса стоит обращаться к местным актам о социальной защите некоторых категорий граждан.

Реализация первоочередного права на летний отпуск

Образец заполнения заявления о

переносе отпуска

Закон дает работнику гарантию учета его мнения при составлении графика отпусков в большинстве случаев. Однако иногда обстоятельства, дающие преимущественное право на отпуск, могут возникнуть позже составления графика — например, если женщина забеременела или усыновила ребенка. В таком случае она может обратиться к работодателю для перенесения времени отпуска на более подходящее для нее время.

Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска, читайте в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Кроме того, согласно ст. 125 ТК РФ, допускается деление отпуска на части, любая из которых (или все они) может приходиться на летний период. Часть отпуска работника, оставшаяся неиспользованной из-за вызова работодателем, предоставляется в любое время по его выбору в этом же году, включая лето. В такой ситуации работодатель не вправе отказать работнику в летнем отпуске.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Отпуск».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Рубрики: Статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *