Работа канцелярии суда
Мне удалось досконально ознакомиться с работой канцелярий суда Борисовского района. В суде Борисовского района имеется три канцелярии: гражданская, уголовная, и канцелярия по административным делам, где в каждой канцелярии имеется заведующий канцелярией, которая организует и ведет делопроизводство в соответствии с надлежащими требованиями.
Заведующий канцелярией организует работу канцелярии, в которой заведует, руководит работой делопроизводителей и секретарей суда.
На заведующего канцелярией по уголовным делам возлагается: организовать и вести делопроизводство в канцелярии в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде; организовать работу канцелярии по уголовным делам, руководить работой секретарей и архива суда по уголовным делам;
распределять работу между сотрудниками канцелярией суда по уголовным делам и осуществлять контроль за исполнением ими своих обязанностей;
распределять поступившую корреспонденцию согласно резолюции председателя суда или его заместителя;
вести учет рабочего времени работников канцелярии;
осуществлять ведение нарядов, книг и журналов учета по уголовным делам
осуществлять контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным делам), правильным и своевременным составлением статистических отчетов;
осуществлять контроль за исполнением постановлений высших органов власти о помиловании, за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов, касающихся работы канцелярии по уголовным делам;
осуществлять контроль за своевременной отправкой уголовных дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
осуществлять контроль за организацией розыска обвиняемых по уголовным делам;
вести учет частных определений по уголовным делам и осуществлять контроль за ведением переписки по их исполнению;
осуществлять контроль за ведением и исполнением сводных и контрольных исполнительных производств;
вести учет и контроль за исполнением судебных поручений по уголовным делам, поступивших из других государств, судов другого города или района, а также направляемых судом через Министерство юстиции Республики Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или района;
организовывать работы по учету и хранению уголовных дел и вещественных доказательств;
осуществлять прием уголовных дел у секретарей судебного заседания и осуществлять контроль за своевременной сдачей уголовных дел в канцелярию по уголовным делам;
выполнять другие поручения председателя суда, его заместителя и помощника. На заведующего канцелярией по гражданским делам возлагается:
организовать и вести делопроизводство в канцелярии соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде;
организовать работу канцелярии по гражданским делам, руководить работой секретарей и архива суда по гражданским делам;
распределять работу между сотрудниками канцелярии суда по гражданским делам и осуществлять контроль за исполнением ими своих обязанностей;
распределять поступившую корреспонденцию согласно резолюции председателя суда или его заместителя;
вести учет рабочего времени работников канцелярии;
осуществлять ведение нарядов, книг и журналов учета по гражданским делам;
осуществлять контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по гражданским делам), правильным и своевременным составлением статистических отчетов;
осуществлять контроль за исполнением постановлений высших органов власти о помиловании, за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов, касающихся работы канцелярии по гражданским делам;
осуществлять контроль за своевременной отправкой гражданским дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
вести учет частных определений по гражданским делам и осуществлять контроль за ведением переписки по их исполнению;
осуществлять контроль за исполнением запросов по гражданским делам, направляемых судьями в различные инстанции;
вести учет и контроль за исполнением судебных поручений по гражданским делам, поступивших из других государств, судов другого города или района, а также направляемых судом через Министерство юстиции Республики Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или района;
организовывать работы по учету и хранению гражданских дел
осуществлять прием гражданских дел у секретарей судебного заседания и осуществлять контроль за своевременной сдачей гражданских дел в канцелярию по гражданским делам.
выполнять другие поручения председателя суда, его заместителя и помощника.
На заведующего канцелярией по административным делам возлагается:
организовать и вести делопроизводство в канцелярии соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде.
организовать работу канцелярии по административным делам, руководить работой секретарей и архива суда по административным делам;
распределять работу между сотрудниками канцелярии суда по административным делам и осуществлять контроль за исполнением ими своих обязанностей;
распределять поступившую корреспонденцию согласно резолюции председателя суда или его заместителя;
вести учет рабочего времени работников канцелярии;
осуществлять ведение нарядов, книг и журналов учета по административным делам;
осуществлять возврат исполнительных документов, ошибочно направленных в адрес суда Борисовского района;
осуществлять контроль за ведением документов первичного статистического учета правильным и своевременным составлением статистических отчетов;
осуществлять контроль за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов, касающихся работы канцелярии по административным делам;
осуществлять контроль за своевременной отправкой административных дел с частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; а также учет и регистрацию протестов прокурора по административным делам.
вести учет представлений по административным делам и осуществлять контроль за ведением переписки по их исполнению;
осуществлять контроль за исполнением запросов по административным делам, направляемых судьями в различные инстанции;
организовывать работы по учету и хранению административных дел
осуществлять прием административных дел у секретарей судебного заседания и осуществлять контроль за своевременной сдачей административных дел в канцелярию по административным делам.
осуществлять контроль за исполнением административных постановлений.
выполнять другие поручения председателя суда, его заместителя и помощника.
В своей деятельности заведующие канцеляриями руководствуются:
законодательными и нормативными документами по вопросам делопроизводства; методическими документами вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; приказами и распоряжениями председателя суда; должностной инструкцией.
Заведующие канцеляриями должны знать:
- 1. нормативные правовые акты, методические и другие руководящие материалы по вопросам организации делопроизводства;
- 2. единую государственную систему делопроизводства;
- 3. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- 4. структуру суда;
- 5. схемы документооборота;
- 6. порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчётности;
- 7. сроки и порядок сдачи дел в архив;
- 8. системы организации контроля за исполнением документов;
- 9. оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
- 10. правила внутреннего трудового распорядка;
- 11. трудовое законодательство.
Заведующие канцелярией имеют право:
вносить на рассмотрение председателя суда предложения по улучшению деятельности канцелярии суда, форм и методов работы с документами;
требовать от секретарей суда и секретарей судебного заседания надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в суде;
подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
осуществлять проверки организации делопроизводства секретарями суда.
вносить на рассмотрение председателя суда представления о назначении, перемещении, увольнении работников службы делопроизводства, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.
Заведующий канцелярией несет ответственность:
за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь;
за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь;
за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
Печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Должностные лица, ответственные за хранение печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, обязаны не допускать ее повреждения или утери.
Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся выделенным для этого работником канцелярии — секретарем суда.
Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата — возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.
Конверты поступивших исковых заявлений, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов и обращений граждан должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «Лично».
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в суд документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах и карточках.
Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах или пакетах.
Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем.
Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция, в том числе принятые на личном приеме исковые заявления), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.
Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;
расписки в получении судебных повесток, копий постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий приговоров, исковых заявлений и судебных решений.
При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по гражданским делам, поручения судов других районов, а также поручения судов других государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи, и другие.
Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов в день подписания или утверждения и отправки корреспонденции. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.
Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном суде и отправляются в тот же день до 13 часов.
Секретарь суда перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.
Судебные дела посылаются по назначению заказными бандеролями либо курьерами, а исковые материалы, материалы об административных правонарушениях и исполнительные документы — заказными письмами.
При отправлении заказной корреспонденции курьерами она регистрируется в разносной книге и сдается адресатам под роспись в этой книге.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.
Ответы на запросы (представления, письма) вышестоящих государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем суда с указанием фамилии исполнителя.
Судебные дела, поступившие в суд после кассационного рассмотрения в связи с отменой судебного постановления и передачей дела на новое судебное разбирательство, должны быть расписаны председателем суда и переданы судье не позднее следующего дня после возвращения его с кассации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
Оригинал документа, отправляемого по факсу, с электронной отметкой о его отправлении хранится в деле (наряде).
На заказные бандероли, письма составляется опись отдельно на бандероли и письма. Опись остаётся в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд.
Все уголовные и гражданские дела, поступившие для рассмотрения в данном суде, после регистрации по журналу входящих документов регистрируются на учетно-статистических карточках для уголовных дел гражданских дел и записываются в алфавитных указателях по уголовным и гражданским делам.
По уголовным делам алфавитный указатель ведется на каждого обвиняемого, по гражданским делам — на каждого ответчика, по делам особого производства — на заявителя.
В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела должны быть заполнены все реквизиты.
По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года.
На каждой учетно-статистической карточке и в каждом таком деле указываются два порядковых номера: в числителе — прошлого и в знаменателе — нового года.
Особое внимание уделяется регистрации и нумерации дел поступивших в новом году. Нумерация этих дел начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации для предыдущего года.
В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.
Дела на лиц, привлеченных к ответственности за административные правонарушения, регистрируются в журнале и алфавитном указателе по форме указанной в инструкции по делопроизводству.
Номера уголовным делам присваиваются в соответствии с Инструкцией о едином учете преступлений и лиц, их совершивших.
Порядковые номера уголовных дел присваиваются в нарастающем порядке в пределах календарного года. В следующем году нумерация начинается с первого номера.
Номер гражданского, административного дела и других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу.
Необходимое направление в деятельности районных судов — изучение и обобщение судебной практики и собственной кассационной практики данного суда. В зависимости от целей она обобщается по категориям уголовных или гражданских дел, по вопросам применения материального или процессуального законодательства, по итогам работы районного суда. Это позволяет выявить ошибки и недостатки в работе, их причины, определить меры по улучшению судебной деятельности. Осуществляется эта функция в работе суда путем своевременного составления статистической отчетности заведующих канцелярий суда.
По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего качества и сохранности этой обложки, при этом на обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, когда оно начато производством в данном суде и так далее).
Если уголовное дело, поступившее из органа предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку, то при данном деле должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело находилось в стадии предварительного расследования.
На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, должен быть поставлен штамп «Под стражей» или сделана об этом отчетливая надпись. На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела помещается справочный лист в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу: направление повесток, копии обвинительного заключения, искового заявления, приговора, решения суда, исполнительного листа и так далее.
Дата поступления дела (материала) указывается на обложке, в учетно-статистической карточке или регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд и его рассмотрения.
По делам и исковым заявлениям, присланным в суд через органы связи, эта дата указывается в соответствии с отметкой, сделанной канцелярией в день приема заявления: по делам и исковым заявлениям, принятым на личном приеме, — в соответствии с отметкой, сделанной судьей при приеме.
При несовпадении даты, проставленной на заявлении, с датой его подачи на личном приеме истцу (заявителю) предлагается исправить дату.
Уголовные и гражданские дела, возвращенные на новое рассмотрение после отмены приговоров, решений или определений, регистрируются в учетно-статистических карточках наравне со вновь поступающими делами и получают новый порядковый номер, а в алфавитном указателе дела делается новая запись.
Исковые заявления, поданные с нарушением требований статей 242 и 243 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь или не оплаченные государственной пошлиной, по определению судьи остаются без движения, о чем извещается истец. Эти заявления хранятся в особой папке. Если недостатки не будут устранены истцами в назначенный судьей срок, эти заявления считаются неподанными. Такие заявления и приложенные к ним документы с копией определения суда возвращаются истцам.
Материалы о розыске должников, объявленном в порядке статьи 487 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, подшиваются в отдельный наряд. Контроль за исполнением определений суда о розыске должников по этим материалам осуществляет старший судебный исполнитель.
Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в канцелярии суда ведутся журналы.
Секретарем суда в книге учета исполнительных документов, переданных судебному исполнителю, регистрируются все исполнительные документы, перечисленные в статье 462 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, переданные для исполнения непосредственно данным судом, предъявленные лично взыскателем, полученные по почте, возвращенные юридическими лицами и администрацией мест лишения свободы для дальнейшего исполнения.
На каждом исполнительном производстве, на учетно-статистической карточке и в книге кроме порядкового номера должен проставляться соответствующий индекс, установленный для каждого судебного исполнителя.
Книга хранится у заведующего канцелярией (судебного секретаря) районного (городского) суда. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, заверена подписью председателя суда и скреплена печатью суда.
Секретарь суда регистрирует исполнительные документы по книге учета и передает судебным исполнителям под расписку в книге не позднее следующего дня с момента их поступления.
На каждый переданный судебному исполнителю исполнительный документ секретарь суда заводит исполнительное производство. Все исполнительные документы записываются в алфавитную книгу которая хранится в канцелярии суда.
Исполнительные документы для отправки передаются судебным исполнителем секретарю суда под расписку в исполнительном производстве с обязательной отметкой о передаче в книге учета исполнительных документов.
Секретарь суда, получивший от судебного исполнителя исполнительный документ для отправки адресату, отмечает в книге учета исполнительных документов дату получения документа от судебного исполнителя и местонахождение адресата, куда он направляется.
По исполнении решения исполнительный лист, выданный судом, при котором состоит судебный исполнитель, приобщается к соответствующему делу или возвращается суду, выдавшему его, о чем делается отметка в исполнительном производстве и книге учета исполнительных документов с указанием номера дела, к которому приобщен исполнительный лист. В исполнительном листе делается отметка с указанием номеров квитанций о сдаче взысканных денег в банк, которая заверяется судьей
Исполнительное производство на взыскание сумм временных пособий, выплаченных на несовершеннолетних детей в период розыска их родителей, уклонявшихся от уплаты алиментов, находится на особом контроле в суде, который выдал исполнительный лист, до полного погашения задолженности, после чего на основании соответствующей резолюции судьи приобщается к материалу о взыскании сумм пособий и сдается в архив.
Канцелярия суда
Канцелярия суда
Как правило, в районном (городском) суде имеются две канцелярии: по уголовным и гражданским делам, через которые ведется корреспонденция, регистрация, учет и хранение судебных дел, находящихся в производстве суда. Эта работа выполняется секретарями и делопроизводителями. Для хранения рассмотренных дел организуется архив.
^ Канцелярия суда. В каждом районном (городском) суде имеется канцелярия суда, обеспечивающая работу судей по осуществлению ими правосудия, обобщению судебной практики и анализу судебной статистики, охране судей и других участников процесса, а также по выполнению других функций суда.
Несомненно, от качества, четкости, надлежащего и своевременного выполнения каждым сотрудником канцелярии своих обязанностей зависит в целом уровень деятельности судей по рассмотрению всех дел и материалов, находящихся в их производстве.
В состав канцелярии суда входят работники, принимаемые на работу председателем районного (городского) суда. Правовое положение и оплата труда работников канцелярии регулируется законом «О государственной службе», т.е. они имеют статус государственных служащих, за исключением технических работников.
^ Канцелярия районного (городского) суда состоит из канцелярии, руководство которой осуществляет ее заведующий, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей, секретарей, консультантов и технического персонала. Структура и штатная численность канцелярии суда устанавливается в зависимости от объема работы в каждом районном (городском) суде.
Деятельность судей по рассмотрению дел и других материалов, поступающих в суд, связана с оформлением большого количества документов. Поэтому, важное значение имеет делопроизводство, ведение которого возложено на аппарат суда.
Канцелярия суда выполняет всевозможные операции с документами. Здесь регистрируется и систематизируется вся поступающая в суд корреспонденция (например, ведутся книги учета поступающих в суд уголовных дел, материалов, жалоб и заявлений, которые подлежат рассмотрению в суде, книги учета депозитных сумм, наряды, карточки), ведется статистический учет рассмотренных дел, их хранение. С разрешения председателя гражданам выдаются копии судебных документов и т.д.
^ Заведующий канцелярией (а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, — секретарь суда) организует работу канцелярии, руководит секретарским составом и ведет архив суда. Осуществляя обязанности по делопроизводству, он предварительно просматривает корреспонденцию, поступающую в суд, докладывает об этом председателю; распределяет работу между сотрудниками канцелярии и осуществляет контроль за ее выполнением; организует работу по учету и хранению судебных дел, материалов и вещественных доказательств; ведет наряды и контролирует ведение документов первичного статистического учета и т. д. Кроме того, на него возложены функции по ведению делопроизводства, связанного с кадровой и хозяйственно-финансовой работой в суде (ведение учета явки на работу и ухода с работы сотрудников суда; регистрации в книге учета приказов и распоряжений по суду; ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей).
Основные задачи и функции:
1) организация, ведение и совершенствование судебного делопроизводства на основе применения современных информационных технологий и технических средств;
2) методическое руководство и контроль за деятельностью работников аппарата Суда по вопросам судебного делопроизводства;
3) формирование статистических отчетов о работе Суда;
4) организация работы с корреспонденцией;
5) организация и осуществление хранения и использования документов, находящихся в архивном фонде Суда;
6) организация, ведение и совершенствование кадрового делопроизводства Суда на основе применения современных информационных технологий и технических средств;
7) обеспечение работы конкурсной комиссии по замещению отдельных должностей государственной гражданской службы;
8) проведение мероприятий по аттестации, обучению и повышению квалификации работников аппарата Суда;
9) организация и ведение воинского учета;
10) подготовка штатного расписания, учет штатной численности работников аппарата Суда.
Непосредственное руководство канцелярией осуществляет главный специалист (заведующий канцелярией) Суда.
Организация работы районного суда
В зависимости от количества поступающих в районный суд дел, числа судей, их квалификации обязанности могут распределяться с учетом таких принципов, как:
— территориальный, когда определенный судья рассматривает все дела, возникшие на определенной территории;
— функциональный, когда один судья рассматривает гражданские, другой — уголовные, третий — административные дела и т.д.;
— территориально-функциональный, когда каждый судья рассматривает гражданские или уголовные либо административные дела, возникающие на определенной территории;
— персональный, когда каждый судья рассматривает гражданские дела по заявлениям или жалобам, поступившим во время личного приема населения и представителей организаций, а уголовные и административные дела — по поручению председателя
‘суда. Организационная сторона деятельности районного суда не ограничивается работой судей по рассмотрению поступающих в суд дел. Существенное роль в ней принадлежит аппарату суда, который включает: администратора суда, секретарей канцелярии, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей, вспомогательный технический персонал.
Администратор районного суда подчиняется председателю соответствующего суда и выполняет его распоряжения. Он принимает меры по организационному обеспечению деятельности суда, подготовке и проведению судебных заседаний; взаимодействует с адвокатурой, правоохранительными и другими государственными органами по вопросам обеспечения деятельности суда; принимает меры по обеспечению надлежащих материальных и бытовых условий для судей и работников аппарата суда; осуществляет иные меры по обеспечению деятельности суда.
В канцелярии суда ведутся книги учета поступающих в суд дел и заявлений, подлежащих рассмотрению в суде, организуется статистический учет рассмотренных дел, организуется их хранение. Работники канцелярии учитывают и хранят вещественные доказательства, составляют описи законченных дел и сдают их в архив.
Основная обязанность секретарей судебного заседания — вести протокол судебного заседания при рассмотрении дела во время судебного разбирательства. Кроме того, они обеспечивают техническую подготовку судебного заседания, в частности, организуют вызов участвующих в деле лиц, проверяют их явку в суд.